Sobre

Prestar assistência aos diretores executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos com público externo e interno. Redigir correspondências e ofícios. Controlar documentos. Atender clientes externos e internos; organizar eventos e viagens.Responsabilidades e atribuiçõesDar suporte à Liderança no recebimento de demandas do setor, monitoramento de atividades e prazos estabelecidos e nas demandas do Departamento de Gestão de Pessoas (controle de frequência e horas extras, escala de férias, solicitação de pessoal, etc.).Prestar informações aos clientes internos e externos quando necessário.Organizar e arquivar documentos.Fazer reprografia e digitalização de documentos.Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação.Elaborar, encaminhar e receber correspondências externas ou internas.Elaborar planilhas e relatórios diversos.Dar suporte na elaboração do orçamento anual do setor.Agendar transporte sempre que necessário.Fazer o pedido de material de consumo interno e/ou bens patrimoniais para o setor.Controlar movimentação de bens patrimoniais do setor e do refeitório/copa.Oferecer suporte aos demais setores no levantamento de informações sempre que necessário.Oferecer suporte ao setor jurídico no levantamento de informações referentes às demandas judiciais.Preparar e organizar as viagens da diretoria (compra e emissão de passagens, agendamento de hospedagem, etc).Secretariar reuniões (agendar, organizar documentos, providenciar os equipamentos, coffee break, fazer a ata, etc.).Dar encaminhamento aos setores competentes os documentos solicitados pela Diretoria.Organizar a agenda da Diretoria e mantê-la sempre informada.Controlar o uso do cartão de crédito para utilização de compras de passagens e hospedagens e prestar conta com o Departamento Financeiro.Controlar o fundo fixo do setor (entradas e saídas) e fazer a prestação de contas com o Departamento Financeiro.Analisar os pedidos de reembolso e autorizações excepcionais de clientes e dar os devidos encaminhamentos.Operacionalizar as solicitações de transferência de cliente via aérea.Prestar apoio a congressos, reuniões e eventos da empresa.Remover e descartar em local apropriado resíduos provenientes da execução dos serviços.Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho.Trabalhar em conformidade às boas práticas, normas e procedimentos de segurança.Participar de reuniões quando convocado.Atender às programações de treinamento e desenvolvimento.Cumprir com as normas e procedimentos quanto ao uso do uniforme, registro de ponto, horário e escala de trabalho, cronograma de férias, etc.Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes.Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude.Posicionar a gestão sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade.Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/subsistema de sua área, conforme determinação superior.Requisitos e qualificaçõesExigidos:O cargo requer curso superior em secretariado, administração, economia ou áreas afins.O cargo exige experiência na área.Desejáveis:Conhecimento de língua estrangeira