Sobre

Descrição Geral da Função A Supervisora Administrativa será responsável por coordenar toda a operação administrativa da clínica odontológica, garantindo processos eficientes, atendimento de alta qualidade e integração entre os diferentes setores. Atuará diretamente com liderança, organização, suporte estratégico e melhoria contínua. Principais Atividades e Responsabilidades 1. Gestão Administrativa Geral Organizar e supervisionar as rotinas administrativas da clínica. Garantir o cumprimento dos processos internos, normas e POPs. Controlar documentos, prontuários, contratos, recibos e relatórios administrativos. 2. Gestão da Equipe Supervisionar recepcionistas, atendentes e auxiliares administrativos. Distribuir tarefas, acompanhar desempenho e oferecer feedbacks regulares. Treinar a equipe em comunicação, atendimento e processos internos. Realizar alinhamentos e promover um ambiente produtivo e organizado. 3. Controle de Agendamentos e Fluxo de Pacientes Assegurar que a agenda esteja organizada, com horários otimizados e poucos buracos. Solucionar conflitos de horários, encaixes e urgências. Monitorar confirmações, faltas e remarcações. 4. Atendimento ao Paciente Intervir em atendimentos delicados ou complexos. Resolver reclamações, dúvidas e situações de conflito. Garantir atendimento humanizado e alinhado ao padrão da clínica. 5. Relatórios e Indicadores Monitorar indicadores como faturamento diário, volume de pacientes, cancelamentos e produtividade da equipe. Elaborar relatórios para direção financeira e coordenação clínica. Acompanhar metas e propor melhorias estratégicas. 6. Apoio aos Setores Internos Atuar em parceria com financeiro, comercial, marketing e coordenação clínica. Apoiar no fechamento de caixa, conferência de valores e controle de inadimplência. Auxiliar na implementação de campanhas, metas e melhorias operacionais. 7. Gestão de Suprimentos e Infraestrutura Controlar estoque de materiais administrativos e insumos de atendimento. Gerenciar compras básicas e acompanhar contratos de manutenção, limpeza e segurança. Garantir que a clínica esteja organizada e com equipamentos funcionando adequadamente. 8. Cumprimento de Normas e Regulamentações Garantir o cumprimento das normas de sigilo, ética e boas práticas de atendimento. Acompanhar requisitos da vigilância sanitária e legislações aplicáveis. Apoiar auditorias internas e externas. 9. Desenvolvimento da Equipe Identificar necessidades de treinamentos e melhorias. Incentivar boas práticas e reconhecer desempenhos. Promover um ambiente colaborativo, motivado e focado em resultados. Experiência comprovada em supervisão administrativa, preferencialmente em clínicas de saúde. Vivência com gestão de equipes (treinamento, feedback, distribuição de tarefas). Experiência com controle de agendas, fluxo de pacientes e atendimento ao público. Conhecimento em rotinas financeiras básicas (fechamento de caixa, conferência de valores, inadimplência). Domínio de sistemas de gestão clínica (Simples Dental, Dental Office, iClinic ou similares). Excel em nível intermediário. Organização, boa comunicação, liderança e capacidade de resolução de conflitos. Conhecimento de indicadores de desempenho (KPIs) e elaboração de relatórios. Familiaridade com normas da Vigilância Sanitária e boas práticas administrativas. Experiência com controle de estoque e compras. Habilidade para implementar melhorias e otimizar processos internos.